كثيراً ما تصل وثائق الأحوال المدنية الهايتية إلى المترجم موسومة بأنها بالكريولية الهايتية، لكن معظمها مكتوب بالفرنسية - لغة العمل في السجل المدني الهايتي طوال معظم تاريخه. وتظهر الكريولية في الوثائق الأحدث، وفي الوثائق الداعمة كالإفادات المشفوعة باليمين والرسائل، وأحياناً داخل سجل فرنسي. تحديد لغة المصدر بدقة هو الخطوة الأولى. والثانية هي إدراك أن سجل الميلاد الهايتي موجود في أكثر من مكان، وأن الموظفين الأمريكيين كثيراً ما يريدون رؤية النسخة المحفوظة في الأرشيف الوطني، لا النسخة الصادرة محلياً فحسب.
الفرنسية أم الكريولية أم كلتاهما
لهايتي لغتان رسميتان، وقد عمل سجلها المدني تقليدياً بالفرنسية: فعقود الميلاد (actes de naissance) وعقود الزواج (actes de mariage) وعقود الوفاة (actes de décès) والأحكام القضائية تكون عادة بالفرنسية من أولها إلى آخرها. وعلى المترجم أن يحدد اللغة الموجودة فعلاً على الصفحة، وعلى عبارة الاعتماد أن تسميها - الفرنسية، أو الكريولية الهايتية، أو الفرنسية مع مقاطع بالكريولية. فعبارة اعتماد تذكر الكريولية الهايتية لوثيقة مكتوبة بالفرنسية بالكامل تثير التساؤل عما إذا كان المترجم قادراً على قراءتها.
العقد المدني وضابط الحالة المدنية
يُصرَّح بالولادات والزيجات والوفيات أمام ضابط الحالة المدنية (officier de l'état civil) في البلدية، الذي يقيّدها في سجلات البلدية. ويذكر عقد الميلاد اسم الطفل؛ وتاريخ الولادة وساعتها ومكانها؛ والوالدين؛ والشخص الذي صرّح بالولادة؛ والشهود، ويُختم بعبارة الضابط وتوقيعه. والنسخة التي تتسلمها الأسرة مستخرج من ذلك القيد. ترجمه كله، بما في ذلك بيانات السجل (السجل، والصفحة أو الورقة، ورقم العقد، والسنة)، والمصرِّح والشهود، والنص الختامي للضابط - فهو جزء من السجل، لا عبارات روتينية.
مستخرج الأرشيف (extrait des archives)
تُحفظ سجلات الحالة المدنية الهايتية من نسختين، وتُرسل نسخة إلى الأرشيف الوطني الهايتي (Archives Nationales d'Haïti). والمستخرج الذي يصدره الأرشيف الوطني - extrait des archives - يؤكد أن الواقعة مقيدة هناك، وقد عدّته البعثات القنصلية الأمريكية منذ زمن طويل وسيلة التحقق الأساسية من سجل الميلاد الهايتي. وحين تدعم شهادة ميلاد هايتية تأشيرة هجرة أو التماساً أمام USCIS، فتوقّع أن تحتاج إلى مستخرج الأرشيف إلى جانب العقد، وترجم الاثنين.
التصريحات المتأخرة
صُرِّح بكثير من الولادات الهايتية بعد سنوات من وقوعها، أحياناً في سن الرشد حين احتيج إلى وثيقة لأول مرة. والتصريح المتأخر (déclaration tardive) ينتج عقداً صالحاً، لكن الفجوة بين تاريخ الميلاد وتاريخ التصريح هي بالضبط ما ينظر إليه الموظف، والسجل الذي يُنشأ قبيل ملف هجرة بقليل يستدعي في الغالب طلب أدلة ثانوية - سجلات المعمودية، أو السجلات المدرسية، أو إفادات أشخاص عرفوا الأسرة في ذلك الوقت. ترجم تاريخ التصريح بالعناية نفسها التي تترجم بها تاريخ الميلاد، وترجم أي سجلات داعمة معه.
السجلات المعاد إنشاؤها والمعاد إصدارها
دمّر زلزال 2010 مكاتب الأحوال المدنية وسجلاتها أو ألحق بها أضراراً، ومنذ ذلك الحين أُعيد إصدار كثير من السجلات من نسخ نجت أو أُعيد إنشاؤها. وقد يحمل السجل المعاد إنشاؤه شروحاً تبين كيف أُعيد تكوينه وبأي سلطة. ترجم هذه الشروح كاملة؛ فهي تفسر لماذا تبدو الوثيقة أحدث من الواقعة التي تسجلها.
الوالدان والاعتراف
تذكر السجلات الهايتية الطفل ووالديه بأسمائهم الكاملة، وكثيراً ما تسجل ما إذا كان الأب قد صرّح بالطفل أو اعترف به. وقد يرد اعتراف الأب (reconnaissance) في العقد الأصلي أو يُضاف لاحقاً في عقد مستقل أو في حاشية. وحين تكون البنوة مهمة للالتماس - كما في معظم القضايا العائلية - تكون هذه القيود جوهرية. ترجمها كما هي تماماً، بما في ذلك أي عبارة تفيد بأن الأب لم يحضر أو لم يوقّع. وتحتفظ الأسماء بعلامات النبر الفرنسية وبتهجئة السجل؛ أما الفروق عن جواز السفر فمكانها ملاحظة من المترجم.
تواريخ مكتوبة بالحروف
كثيراً ما تكتب العقود الهايتية التواريخ والأوقات بكلمات فرنسية - l'an deux mille cinq, le quinze mars, à dix heures du matin. ترجمها كلماتٍ وبالترتيب نفسه، بدلاً من تحويلها إلى أرقام. وتتبع التواريخ الرقمية ترتيب يوم/شهر/سنة، فإذا كان اليوم 12 أو أقل فأضف الصيغة التي لا لبس فيها بين قوسين معقوفين.
أرقام الهوية
قد يحمل البالغون بطاقة هوية وطنية صادرة عن المكتب الوطني للتعريف (Office National d'Identification، ONI) ورقم تعريف ضريبي (NIF). وحين يرد أي من الرقمين في وثيقة، فانقله كما هو تماماً - فبهذين الرقمين يُطابَق الشخص نفسه عبر السجلات الهايتية.
قائمة التحقق قبل التقديم للوثائق الهايتية
- لغة المصدر محددة بدقة لكل وثيقة - الفرنسية أو الكريولية الهايتية أو كلتاهما - ومذكورة في عبارة الاعتماد.
- عقد الميلاد مترجم كاملاً، بما في ذلك بيانات السجل والمصرِّح والشهود والنص الختامي للضابط.
- مستخرج الأرشيف مستخرَج ومترجم إلى جانب العقد لملفات الهجرة.
- الفروق بين العقد المحلي ومستخرج الأرشيف منبَّه إليها في ملاحظة من المترجم، لا موحَّدة.
- تاريخ التصريح مترجم؛ والتصريحات المتأخرة مدعومة بأدلة ثانوية مترجمة.
- شروح إعادة الإنشاء أو إعادة الإصدار مترجمة كاملة.
- اعتراف الأب وأي حواشٍ مترجمة في مواضعها.
- التواريخ المكتوبة بالحروف مترجمة كلماتٍ.
- عبارة الاعتماد موقَّعة ومؤرخة من المترجم.