ترکیه یکی از متمرکزترین نظام‌های ثبت احوال جهان را دارد. هر شهروند به یک ثبت خانوادگی در ثبت جمعیت ملی تعلق دارد که اداره کل امور جمعیت و تابعیت (Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü، NVİ) آن را نگه می‌دارد، و تولدها، ازدواج‌ها، طلاق‌ها و فوت‌ها همه روی همان ثبت درج می‌شوند. برای یک پرونده آمریکایی، این یعنی یکدستی. مشکل اینجاست که یک سابقه واحد می‌تواند به چند شکل چاپ شود، و درخواست - یا ترجمه - شکل نادرست، دلیل معمول بازگشت اسناد ترکی است.
رونوشت ثبتی (nüfus kayıt örneği)
nüfus kayıt örneği رونوشتی از ثبت جمعیت است. می‌تواند فقط برای خود فرد یا برای کل ثبت خانوادگی، و با یا بدون سابقه رویدادها صادر شود. نسخه دارای رویدادها - vukuatlı nüfus kayıt örneği - هر تغییری را که در ثبت رخ داده فهرست می‌کند: ازدواج‌ها، طلاق‌ها، تولد فرزندان، تغییر نام و نام خانوادگی و فوت‌ها، هر یک با تاریخ خود. برای اهداف مهاجرتی، معمولاً نسخه با سابقه کامل همانی است که باید درخواست شود، چون ازدواج‌های پیشین و چگونگی پایان آن‌ها را در یک سند نشان می‌دهد.
مشخصات ثبتی
هر رونوشت محل ثبت را با استان (il)، شهرستان (ilçe)، محله یا روستا (mahalle/köy)، شماره جلد (cilt no)، شماره ردیف خانواده (aile sıra no) و شماره ردیف فرد (sıra no) مشخص می‌کند. از آنجا که ثبت زن به‌طور سنتی هنگام ازدواج به ثبت خانواده همسر منتقل می‌شد و پس از طلاق بازمی‌گشت، این مشخصات ممکن است در طول زندگی فرد تغییر کند و دو رونوشت از یک نفر مشخصات متفاوتی نشان دهند. آن‌ها را دقیقاً بازنویسی و برچسب‌هایشان را ترجمه کنید.
شماره شناسایی ۱۱ رقمی
هر شهروند ترکیه یک شماره شناسایی ۱۱ رقمی (T.C. Kimlik No) دارد که در تمام عمر ثابت می‌ماند و روی کارت شناسایی و همه اسناد ثبتی آمده است. این شماره لنگری است که رونوشت ثبتی، حکم دادگاه و گذرنامه را به یک نفر پیوند می‌دهد، پس هر جا آمده آن را دقیقاً بازنویسی کنید. دو رقم آخر ارقام کنترلی‌اند، بنابراین خطای بازنویسی معمولاً شماره‌ای نامعتبر می‌سازد - ارزش دارد پیش از تحویل بررسی شود.
Formül A، B و C
ادارات ثبت احوال ترکیه همچنین رونوشت‌های چندزبانه بر اساس کنوانسیون کمیسیون بین‌المللی احوال شخصیه (ICCS/CIEC) صادر می‌کنند: Formül A برای تولد، Formül B برای ازدواج و Formül C برای فوت. برچسب فیلدها به چند زبان چاپ شده‌اند، اما خود ورودی‌ها - نام‌ها، مکان‌ها، تاریخ‌ها، توضیحات - به ترکی‌اند، و مهرهای اداره صادرکننده و هر شرحی هم همین‌طور. فرمول برای مراجع اروپایی کاربردی است؛ اما برای پرونده آمریکایی همچنان به ترجمه گواهی‌شده انگلیسیِ هر آنچه از پیش انگلیسی نیست نیاز دارد.
اسناد e-Devlet و راستی‌آزمایی با بارکد
اکنون بسیاری از اسناد ترکی را خود متقاضی از درگاه e-Devlet (turkiye.gov.tr) چاپ می‌کند: رونوشت‌های ثبتی، گواهی سوابق کیفری (adli sicil kaydı)، سند وضعیت نظام‌وظیفه (askerlik durum belgesi) و گواهی اقامت. این اسناد امضای تر ندارند. در عوض بارکد و کد راستی‌آزمایی دارند که هر کسی می‌تواند در صفحه راستی‌آزمایی اسناد درگاه بررسی کند. شماره بارکد و متن راستی‌آزمایی را بازنویسی کنید و یادآور شوید که سند به‌صورت الکترونیکی از طریق e-Devlet صادر شده است - وگرنه افسری که این قالب را نمی‌شناسد ممکن است اصل امضاشده‌ای بخواهد که وجود ندارد.
احکام دادگاه و شرح قطعیت
حکم طلاق ترکیه (boşanma kararı) هنگام صدور قطعی نیست. پس از گذشت مهلت تجدیدنظر یا پایان یافتن مراحل اعتراض قطعی می‌شود و آنگاه دادگاه شرح قطعیت (kesinleşme şerhi) را به حکم می‌افزاید - معمولاً مهری که تاریخ قطعی شدن حکم را ذکر می‌کند. همین شرح است که پایان ازدواج را ثابت می‌کند. آن را هر جا آمده ترجمه کنید؛ اغلب در صفحه آخر یا پشت حکم است. حکمی که این شرح را ندارد نشان می‌دهد طلاق صادر شده، نه اینکه نافذ شده است.
حروف ترکی در نام‌ها
ترکی با الفبای لاتین و حروفی نوشته می‌شود که در انگلیسی وجود ندارند: ç، ğ، ı (i بی‌نقطه)، İ (I بزرگ نقطه‌دار)، ö، ş و ü. ترجمه آن‌ها را نگه می‌دارد - Gökçe Işık همان Gökçe Işık می‌ماند، نه Gokce Isik. از آنجا که برخی سامانه‌های آمریکایی و اسناد سفر قدیمی این حروف را ساده می‌کنند، ممکن است نام بدون آن‌ها در ویزا، I-94 یا یک فرم آمریکایی بیاید؛ املای اصل را در ترجمه نگه دارید و اگر برای تطبیق اهمیت دارد، شکل ساده‌شده را در یادداشت مترجم ذکر کنید. به حروف بزرگ هم دقت کنید: حرف بزرگ i همان İ است و حرف بزرگ ı همان I؛ بنابراین نام خانوادگی‌ای که با حروف بزرگ IŞIK چاپ شده، با حروف کوچک Işık می‌شود، نه Isik.
تاریخ‌ها
اسناد ترکی تاریخ را به شکل روز.ماه.سال می‌نویسند: 04.03.1991 یعنی ۴ مارس ۱۹۹۱، نه ۳ آوریل. تاریخ را همان‌طور که چاپ شده بازنویسی کنید و اگر روز ۱۲ یا کمتر است، شکل بی‌ابهام را در قلاب اضافه کنید: 04.03.1991 [4 March 1991].
فهرست بازبینی پیش از ثبت پرونده برای اسناد ترکی
- رونوشت ثبتی در نسخه‌ای که رویدادها را نشان می‌دهد (vukuatlı) و برای فرد یا ثبت خانوادگی موردنیاز پرونده درخواست شده است.
- هر ورودی رویداد کامل و با تاریخ‌ها و شماره احکام دادگاه ترجمه شده است.
- مشخصات ثبتی (استان، شهرستان، محله یا روستا، جلد، شماره ردیف خانواده، شماره ردیف فرد) همراه با برچسب‌هایشان بازنویسی شده‌اند.
- T.C. Kimlik No در هر سند دقیقاً بازنویسی شده است.
- گواهی‌های فرمول از نظر ورودی‌های ترکی، مهرها و شرح‌ها ترجمه شده‌اند - نه اینکه از پیش انگلیسی فرض شوند.
- اسناد e-Devlet: شماره بارکد و متن راستی‌آزمایی بازنویسی شده و صدور الکترونیکی ذکر شده است.
- احکام طلاق kesinleşme şerhi دارند و این شرح ترجمه شده است.
- نام‌ها حروف ترکی خود را حفظ کرده‌اند؛ شکل‌های ساده‌شده‌ای که در اسناد آمریکایی آمده‌اند ذکر شده‌اند.
- بیانیه گواهی امضا و تاریخ‌گذاری شده و زبان مبدأ ترکی ذکر شده است.