اسناد ثبت احوال هائیتی اغلب با برچسب «کریول هائیتی» به دست مترجم می‌رسند، اما بیشترشان به فرانسوی نوشته شده‌اند - زبان کاری ثبت احوال هائیتی در بیشتر تاریخ آن. کریول در اسناد جدیدتر، در اسناد پشتیبان مانند استشهادنامه‌ها و نامه‌ها، و گاهی درون یک سند فرانسوی دیده می‌شود. تشخیص درست زبان مبدأ نخستین گام است. گام دوم درک این است که سند تولد هائیتی در بیش از یک جا وجود دارد و افسران آمریکایی اغلب می‌خواهند نسخه نگهداری‌شده در بایگانی ملی را ببینند، نه فقط نسخه‌ای را که به‌صورت محلی صادر شده است.
فرانسوی، کریول یا هر دو
هائیتی دو زبان رسمی دارد و ثبت احوال آن به‌طور سنتی به فرانسوی کار کرده است: اسناد تولد (actes de naissance)، اسناد ازدواج (actes de mariage)، اسناد فوت (actes de décès) و احکام دادگاه معمولاً از ابتدا تا انتها فرانسوی‌اند. مترجم باید زبانی را که واقعاً روی صفحه است تشخیص دهد و بیانیه گواهی باید آن را نام ببرد - فرانسوی، کریول هائیتی یا فرانسوی با بخش‌هایی به کریول. بیانیه گواهی‌ای که برای سندی تماماً فرانسوی کریول هائیتی را ذکر کند، این پرسش را پیش می‌آورد که آیا مترجم می‌توانسته آن را بخواند.
سند مدنی و مأمور ثبت احوال
تولدها، ازدواج‌ها و فوت‌ها نزد مأمور ثبت احوال (officier de l'état civil) بخش اظهار می‌شوند و او آن‌ها را در دفاتر بخش ثبت می‌کند. سند تولد نام کودک؛ تاریخ، ساعت و محل تولد؛ والدین؛ کسی که تولد را اظهار کرده؛ و شاهدان را ذکر می‌کند و با عبارت و امضای مأمور پایان می‌یابد. نسخه‌ای که خانواده دریافت می‌کند رونوشتی از همان ثبت است. همه آن را ترجمه کنید، از جمله مشخصات ثبتی (دفتر، صفحه یا برگ، شماره سند، سال)، اظهارکننده و شاهدان، و متن پایانی مأمور - این متن جزئی از سند است، نه متن تشریفاتی.
رونوشت بایگانی (extrait des archives)
دفاتر ثبت احوال هائیتی در دو نسخه نگهداری می‌شوند و یک نسخه به بایگانی ملی هائیتی (Archives Nationales d'Haïti) فرستاده می‌شود. رونوشتی که بایگانی ملی صادر می‌کند - extrait des archives - تأیید می‌کند که رویداد در آنجا ثبت شده است، و نمایندگی‌های کنسولی آمریکا مدت‌هاست آن را راستی‌آزمایی کلیدی سند تولد هائیتی می‌دانند. وقتی یک سند تولد هائیتی پشتوانه ویزای مهاجرتی یا دادخواست USCIS است، انتظار داشته باشید که رونوشت بایگانی را در کنار سند مدنی لازم داشته باشید، و هر دو را ترجمه کنید.
اظهارهای با تأخیر
بسیاری از تولدهای هائیتی سال‌ها پس از رویداد اظهار شده‌اند، گاهی در بزرگسالی و زمانی که برای نخستین بار به سندی نیاز بوده است. اظهار با تأخیر (déclaration tardive) سندی معتبر پدید می‌آورد، اما فاصله میان تاریخ تولد و تاریخ اظهار دقیقاً همان چیزی است که افسر به آن نگاه می‌کند، و سندی که اندکی پیش از یک پرونده مهاجرتی ایجاد شده معمولاً به درخواست مدارک ثانوی می‌انجامد - سوابق غسل تعمید، سوابق مدرسه یا استشهادنامه‌های کسانی که در آن زمان خانواده را می‌شناختند. تاریخ اظهار را با همان دقتی ترجمه کنید که تاریخ تولد را، و هر سند پشتیبانی را همراه آن ترجمه کنید.
سوابق بازسازی‌شده و بازصادرشده
زلزله ۲۰۱۰ ادارات ثبت احوال و سوابق آن‌ها را نابود کرد یا آسیب زد، و از آن زمان بسیاری از سوابق از روی نسخه‌های به‌جامانده بازصادر یا بازسازی شده‌اند. سابقه بازسازی‌شده ممکن است شرح‌هایی داشته باشد که توضیح می‌دهند چگونه و به استناد چه مرجعی بازسازی شده است. این شرح‌ها را کامل ترجمه کنید؛ آن‌ها توضیح می‌دهند چرا سندی جدیدتر از رویدادی که ثبت کرده به نظر می‌رسد.
والدین و شناسایی فرزند
سوابق هائیتی کودک و هر دو والد را با نام کامل ذکر می‌کنند و اغلب ثبت می‌کنند که آیا پدر تولد را اظهار کرده یا فرزند را به رسمیت شناخته است. شناسایی فرزند توسط پدر (reconnaissance) ممکن است در سند اصلی بیاید یا بعدها به‌صورت سندی جداگانه یا حاشیه‌نویسی افزوده شود. وقتی نسب برای دادخواست اهمیت دارد - چنان‌که در بیشتر پرونده‌های خانوادگی دارد - این ورودی‌ها تعیین‌کننده‌اند. آن‌ها را دقیقاً ترجمه کنید، از جمله هر عبارتی که می‌گوید پدر حاضر نشده یا امضا نکرده است. نام‌ها علائم تکیه فرانسوی و املای سند را حفظ می‌کنند؛ تفاوت‌ها با گذرنامه در یادداشت مترجم می‌آیند.
تاریخ‌هایی که با حروف نوشته شده‌اند
اسناد هائیتی اغلب تاریخ و ساعت را با واژه‌های فرانسوی می‌نویسند - l'an deux mille cinq, le quinze mars, à dix heures du matin. آن‌ها را به‌صورت واژه و به همان ترتیب ترجمه کنید، نه اینکه به عدد تبدیل کنید. تاریخ‌های عددی ترتیب روز/ماه/سال دارند، پس اگر روز ۱۲ یا کمتر است، شکل بی‌ابهام را در قلاب اضافه کنید.
شماره‌های شناسایی
بزرگسالان ممکن است کارت شناسایی ملی صادرشده از اداره ملی شناسایی (Office National d'Identification، ONI) و شماره شناسایی مالیاتی (NIF) داشته باشند. هرگاه یکی از این شماره‌ها در سندی آمده، آن را دقیقاً بازنویسی کنید - با همین شماره‌هاست که یک نفر در سوابق مختلف هائیتی شناسایی می‌شود.
فهرست بازبینی پیش از ثبت پرونده برای اسناد هائیتی
- زبان مبدأ هر سند درست تشخیص داده شده - فرانسوی، کریول هائیتی یا هر دو - و در بیانیه گواهی نام برده شده است.
- سند تولد کامل ترجمه شده است، از جمله مشخصات ثبتی، اظهارکننده، شاهدان و متن پایانی مأمور.
- برای پرونده‌های مهاجرتی، extrait des archives گرفته و همراه سند مدنی ترجمه شده است.
- تفاوت‌های میان سند محلی و رونوشت بایگانی در یادداشت مترجم گوشزد شده‌اند، نه یکسان‌سازی.
- تاریخ اظهار ترجمه شده است؛ اظهارهای با تأخیر با مدارک ثانوی ترجمه‌شده پشتیبانی شده‌اند.
- شرح‌های بازسازی یا بازصدور کامل ترجمه شده‌اند.
- شناسایی فرزند توسط پدر و هر حاشیه‌نویسی در جای خود ترجمه شده‌اند.
- تاریخ‌هایی که با حروف نوشته شده‌اند به‌صورت واژه ترجمه شده‌اند.
- بیانیه گواهی توسط مترجم امضا و تاریخ‌گذاری شده است.