Una apostilla es un certificado de una sola página que emite una autoridad designada - en Estados Unidos, normalmente el Secretario de Estado de un estado o, para los documentos federales, el Departamento de Estado de EE. UU. Autentica la firma, la capacidad del firmante y el sello del documento de fondo para su uso en otro país miembro del Convenio de la Apostilla de La Haya. Una traducción certificada es un instrumento completamente distinto: una declaración firmada del traductor que afirma que la versión del documento en inglés (o en otro idioma) es completa y exacta. Muchos trámites requieren ambas. La confusión sobre cuál hacer primero, y sobre qué es lo que se autentica, produce el costo evitable más común en este rincón de la práctica.
Lo que hace una apostilla - y lo que no
Una apostilla certifica que el funcionario cuyo nombre aparece en el documento era, en efecto, un funcionario con autoridad para firmarlo, y que el sello del documento es genuino. No certifica que el contenido del documento sea verdadero. Un acta de nacimiento estadounidense firmada por el registrador de un condado puede llevar una apostilla del Secretario de Estado del estado; la apostilla confirma que la firma del registrador es genuina, no que el nacimiento ocurrió en la fecha indicada.
¿Cuándo necesita ambas?
Tres escenarios reúnen la apostilla y la traducción:
- Un documento emitido en EE. UU. se usará en el extranjero, en un país del Convenio de La Haya donde no se habla inglés (un matrimonio en Italia con un acta de nacimiento emitida en EE. UU.; una compra de propiedad en México con una sentencia de divorcio emitida en EE. UU.). El documento necesita apostilla y una traducción al idioma de destino.
- Un documento emitido en el extranjero se usará en EE. UU. en un contexto que exige autenticación (evidencia ante un tribunal estatal, algunos trámites de adopción, a veces la verificación de empleo). El documento necesita apostilla (de la autoridad competente del país emisor) y una traducción certificada al inglés.
- Un documento emitido en EE. UU. se usará en una embajada extranjera ubicada dentro de EE. UU. (por ejemplo, al solicitar una visa extranjera en un consulado en Washington o San Francisco). La apostilla suele ser obligatoria; la traducción también puede exigirla la autoridad extranjera según sus reglas internas.
El orden que le ahorra dinero
Muchos clientes pagan dos veces porque traducen antes de que se aplique la apostilla. La apostilla es un certificado físico que se engrapa o se adhiere con sello al reverso o al frente del documento original. Una vez aplicada la apostilla, el documento es técnicamente un instrumento nuevo - el texto de la apostilla pasa a formar parte de lo que debe traducirse para la autoridad receptora. Traducir primero el documento solo significa que el texto de la apostilla falta en la traducción, y se requiere una segunda traducción (o una nota complementaria del traductor que cubra el texto de la apostilla).
La notarización previa a la apostilla para documentos emitidos en EE. UU.
Muchos Secretarios de Estado estatales de EE. UU. solo apostillan documentos que llevan la firma de un notario reconocido o de un funcionario estatal. Una fotocopia de un acta de nacimiento no puede apostillarse directamente; un notario con licencia de EE. UU. debe ejecutar primero una certificación de copia fiel, y el estado apostilla entonces la firma del notario. Verdacert coordina este paso de notarización cuando el documento de fondo lo permite - licencias de conducir, certificados de estudios, diplomas, declaraciones juradas personales - y paga por usted la tarifa estatal de tramitación. Las tarifas estatales de tramitación van desde $5 en algunos estados hasta $20 o más en otros.
Lo que USCIS no exige
USCIS no exige apostilla en los documentos extranjeros presentados en apoyo de un trámite de inmigración. La norma 8 CFR § 103.2(b)(3) exige una traducción certificada al inglés y nada más. Los peticionarios a veces gastan cientos de dólares en apostillar documentos extranjeros para un I-130 o un I-485 que no necesitaban autenticación - un tribunal estatal la exigiría, pero USCIS no. Si los mismos documentos se usarán después en un proceso ante un tribunal estatal (un divorcio, una herencia, un cambio de nombre), puede valer la pena obtener la apostilla al mismo tiempo que la traducción. De lo contrario, omítala para fines exclusivos de USCIS.
Una secuencia práctica para documentos de EE. UU. con destino al extranjero
- Identifique el país de destino y confirme que es signatario del Convenio de la Apostilla de La Haya (si no lo es, planifique la legalización consular en su lugar).
- Confirme si la autoridad receptora exige notarización antes de la apostilla (la mayoría la exige).
- Notarice el documento u obtenga una certificación de copia fiel cuando el documento de fondo lo permita.
- Preséntelo ante el Secretario de Estado estatal correspondiente (o el Departamento de Estado de EE. UU. para documentos federales) para obtener la apostilla.
- Traduzca el documento más el texto de la apostilla al idioma de destino y certifique la traducción.
- Entregue el paquete apostillado y traducido a la autoridad receptora en el extranjero.
Una secuencia práctica para documentos extranjeros entrantes
- Obtenga el documento de fondo de la autoridad civil extranjera emisora.
- Haga que la Secretaría de Relaciones Exteriores del país extranjero (o la autoridad competente designada equivalente) apostille el original.
- Traduzca el documento más el texto de la apostilla al inglés certificado con Verdacert.
- Presente el paquete completo ante la autoridad receptora de EE. UU. (el tribunal estatal, la agencia de adopción o el departamento de recursos humanos del empleador).